Integritet

Tydligt ansvar för personuppgifter i BoendeFlow.

Här beskriver vi vilka uppgifter som kan behandlas, varför de behövs, vem som ansvarar och hur du använder dina rättigheter.

Senast uppdaterad: 23 juli 2026

Kort sagt: Din hyresvärd är normalt personuppgiftsansvarig för uppgifter om ditt boende och dina felärenden. BoendeFlow behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt avtal med hyresvärden.

1. Vem ansvarar?

När du använder en hyresvärds BoendeFlow-portal

Den anslutna hyresvärden bestämmer normalt ändamålen med behandlingen av hyresgäster, boenden, felanmälningar, kommunikation och utförare. Hyresvärden är därför normalt personuppgiftsansvarig. Namn och kontaktväg till ansvarig hyresvärd visas i den organisationsspecifika portalen eller lämnas av hyresvärden.

BoendeFlow tillhandahåller den tekniska plattformen och behandlar sådana uppgifter enligt hyresvärdens dokumenterade instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal.

När BoendeFlow ansvarar själv

Johnny Pettersson, enskild näringsidkare under varumärket BoendeFlow, är själv personuppgiftsansvarig för behandling som rör den publika webbplatsen, kontakt- och demoförfrågningar, kundrelationer, fakturering, leverantörshantering, säkerhet och egna rättsliga skyldigheter.

2. Vilka uppgifter kan behandlas?

Namn, mobilnummer, e-postadress och andra kontaktuppgifter.
Fastighet, adress, lägenhet, boendekoppling och hyresvärd.
Ärendebeskrivningar, bilder, dokument, meddelanden, status och historik.
Uppgifter om tillträde, huvudnyckel, kontaktönskemål, kategori, prioritet och utförare.
Text, bilder och andra relevanta uppgifter som lämnas till BoendeFlow Agent.
Vid röstfunktion: telefonnummer, tidpunkt, samtalsmetadata, ljud under behandlingen, transkript och AI-sammanfattning.
Tekniska uppgifter som IP-adress, enhet, webbläsare, session, inloggningstid, fel- och säkerhetsloggar.
För företagskontakter: namn, roll, arbetsgivare, kontaktuppgifter, avtals- och fakturauppgifter.

Särskilda kategorier av personuppgifter, exempelvis detaljer om hälsa, är inte avsedda som standard men kan förekomma i fritext, bilder eller samtal. Lämna inte känsliga uppgifter om de inte verkligen behövs för ärendet.

3. Varifrån kommer uppgifterna?

Från dig när du loggar in, kontaktar oss eller gör en felanmälan.
Från din hyresvärd när den registrerar boenden, kontaktuppgifter och användarbehörigheter.
Från behöriga handläggare och utförare när ett ärende uppdateras.
Automatiskt från tjänsten och dess leverantörer, exempelvis sessions- och säkerhetsmetadata.
Från telefoni- och AI-leverantörer när röstfelanmälan används.

4. Varför behandlas uppgifterna?

Identifiera rätt användare och koppla personen till rätt organisation och boende.
Ta emot, strukturera, hantera, kommunicera och följa upp felanmälningar.
Tillhandahålla AI-baserad guidning, transkribering, klassificering och sammanfattning.
Skicka engångskoder, bekräftelser, driftinformation och andra tjänstemeddelanden.
Skydda konton, upptäcka missbruk, felsöka och upprätthålla säkerhet.
Hantera support, avtal, fakturering, kundkontakt och rättsliga anspråk.

5. Rättslig grund

Hyresvärden ansvarar för att fastställa rättslig grund för sin behandling. Beroende på ändamålet kan det exempelvis vara nödvändigt för att fullgöra hyresavtal, uppfylla en rättslig förpliktelse eller tillgodose ett berättigat intresse.

BoendeFlows egen behandling grundas normalt på avtal eller åtgärder inför avtal, berättigat intresse av att driva och skydda verksamheten samt rättslig förpliktelse, exempelvis bokföringskrav. Samtycke används bara när behandlingen verkligen kan väljas frivilligt.

6. AI och mänsklig kontroll

BoendeFlow Agent är ett AI-system. Användaren informeras om AI-interaktionen när dialogen börjar. Agenten kan föreslå kategori, preliminär prioritet och sammanfattning men är inte avsedd att ensam fatta beslut med rättsliga eller motsvarande betydande effekter för en person.

Hyresvärden ansvarar för mänsklig granskning och den slutliga hanteringen. Läs den fullständiga beskrivningen på sidan Så fungerar BoendeFlow Agent.

7. Mottagare och tekniska leverantörer

Uppgifter kan lämnas till behöriga personer hos hyresvärden, relevanta utförare samt leverantörer som behövs för hosting, databas, filhantering, e-post, SMS, telefoni, säkerhet och AI-funktioner.

Leverantörerna kan agera personuppgiftsbiträden, underbiträden eller – för vissa telekom- och kontouppgifter – självständigt personuppgiftsansvariga enligt lag och sina egna villkor. Endast leverantörer som behövs för den aktiverade konfigurationen ska användas.

Vissa leverantörer kan behandla uppgifter utanför EU/EES. När det sker ska behandlingen omfattas av en giltig överföringsmekanism, exempelvis adekvansbeslut eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, och kompletterande skydd när det behövs.

8. Hur länge sparas uppgifterna?

Typ av uppgift	Princip eller normal tid
Boende- och ärendedata	Enligt hyresvärdens dokumenterade gallringsregler och så länge uppgifterna behövs för ärendehantering, uppföljning eller rättsliga krav.
Hyresgästsession	Upp till 30 dagar, eller tills användaren loggar ut eller sessionen återkallas.
Engångskoder	Endast under den korta verifieringsperiod som krävs för inloggningen.
Tillfälligt röstmaterial och transkript	Material hos röstleverantören sparas medan ärendeunderlaget färdigställs och raderas därefter enligt BoendeFlows fasta gallringsrutin. Det färdiga ärendeunderlaget kan ingå i felärendet och följer då hyresvärdens gallringsregler för ärendedata.
Kontakt- och demoförfrågningar	Normalt högst 12 månader efter senaste meningsfulla kontakt, om uppgifterna inte behövs för en kundrelation eller ett rättsligt anspråk.
Avtals- och bokföringsunderlag	Så länge avtalsrelationen och rättsliga anspråk kräver det. Bokföringsmaterial bevaras enligt lagstadgad tid.
Säkerhets- och felloggar	Så kort tid som är rimligt för säkerhet, felsökning och incidenthantering, med hänsyn till leverantörernas dokumenterade tider.

När ett kundavtal upphör hanteras export och radering enligt avtalet, kundens instruktion och tillämplig lag. Uppgifter i säkerhetskopior tas bort enligt dokumenterad backupcykel.

9. Dina rättigheter

Du kan beroende på situationen ha rätt till information, tillgång, rättelse, radering, begränsning, invändning och dataportabilitet. Rättigheterna är inte absoluta och kan påverkas av den rättsliga grunden och andra lagkrav.

För boende- och ärendeuppgifter kontaktar du i första hand din hyresvärd. BoendeFlow hjälper hyresvärden att hantera begäran när BoendeFlow är personuppgiftsbiträde. För behandling som BoendeFlow ansvarar för kontaktar du oss direkt. En rättighetsbegäran hanteras normalt inom en månad.

Om du anser att uppgifter behandlas felaktigt kan du lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

10. Säkerhet

BoendeFlow använder bland annat organisationsseparering, roll- och boendebaserad åtkomst, engångskoder, krypterad överföring, åtkomstkontrollerad fillagring, loggning och säkerhetskopiering. Ingen teknisk tjänst kan eliminera all risk, och skydden utvärderas därför löpande.

11. Kontakt och företagsuppgifter

Integritetsfrågor till BoendeFlow skickas till hej@boendeflow.se.

Johnny Pettersson
Enskild näringsidkare under varumärket BoendeFlow
Person-/organisationsnummer: 19890904-1819
E-post: hej@boendeflow.se